Papier i meble, czyli… przeprowadzka biura

9 kwietnia 2014 | Autor: siradmin

Wynajem biur jest już dzisiaj normalną praktyką. Oprócz tego, że jest to korzystna opcja dla firm, które dopiero rozpoczynają przygodę na rynku, to pozwala na łatwą zmianę lokalu na większy czy lepiej wyposażony. Czy aby na pewno? Jak wygląda przeprowadzka biur i od czego należy zacząć?

Przeprowadzka biura jest procesem utrudnionym, głównie ze względu na stałą obecność pracowników, ciągłe użytkowanie sprzętów biurowych czy wizyty interesantów. Bardzo istotne jest zatem odpowiednie zaplanowanie czasowe i logistyczne przenoszenia mebli, dokumentów i sprzętów. Przed rozpoczęciem przeprowadzki osoba odpowiedzialna za sprawy administracyjne wraz z właścicielem oraz usługodawcą ustalają kilka szczegółów:

• datę rozpoczęcia przeprowadzki – warto ustalić ją odpowiednio wcześniej tak, aby zarówno pracownicy, jak i firma realizująca usługę mogła się do niej przygotować,
• moment, do kiedy pracownik może normalnie korzystać z biura,
• obowiązki nałożone na pracowników przed rozpoczęciem przenoszenia ich rzeczy, a więc sprzątanie stanowiska pracy, pakowanie przedmiotów w określony sposób,
• zapewnienie spakowania rzeczy osób nieobecnych w wyniku zwolnień czy urlopów,
• ustalenie kolejności przeprowadzania poszczególnych pomieszczeń – biurami, piętrem, czy może jeszcze inaczej,
• ustawienie obecnych mebli w nowym otoczeniu – wymiary pomieszczeń i plan rozstawienia,
• ustalenie osób odpowiedzialnych za połączenie komputerów i urządzeń do sieci IT,
• organizacja biura po przeprowadzce – zadania pracowników.

Z pomocą profesjonalnej firmy wszystkie te czynności okażą się banalnie proste.